Gıda Teknolojisi

PUREAN, AudIT saha denetimi programıyla gıda üreticilerinin hayatını kolaylaştırıyor

Taylan Bey merhaba. Öncelikle sizi ve Kurucu Genel Müdürü olduğunuz Purean Solutions & Technology Ltd.’yi tanıtabilir misiniz?

2006 yılı ODTÜ Kimya Mühendisliği Bölümü’nden mezunum. Aile firmamız olan Safran Group’ta çalışmaya 24 sene önce başladım. Öğrencilik hayatım devam ederken uluslararası firmalarda çalışmalarım oldu. Oldukça dar töleranslarda çalışılan otomotiv ve gıda sektöründe AR-GE mühendisi olarak yaptığım çalışmalar kalite ve denetimlerde ufkumu açtı ve BP Madeni Yağ Harmanlama Tesisleri ve Oyak-Renault ve TCR Fransa’da AR-GE mühendisi olarak çalıştım. 2011 yılı itibariyle bu alanlarda kendi firmamıza yetkinlikler katmak amaçlı Safran Group aile firmamızda görev almaya başladım. Sahada teknik hizmetler, denetim ve danışmanlık hizmetlerini daha da yoğunlukla vermeye başladık. Bunlar arasında iç ve dış denetçilikler, ISO, sürdürülebilirlik, BRC vb. (otel denetimleri, mutfak denetimleri, gıda üretim fabrikalarının denetimleri), danışmanlıklar (verimlilik ve enerji yönetimi) gibi hizmetlerimizi yurt içi ve yurt dışı müşterilerimize sunarken, sahada kendi yaşadığımız problemleri çözebilmek adına teknolojiye yatırım yapma kararı aldık. 2018 yılında Londra’da kurduğum Purean Solutions & Technology Ltd. firmamız aracılığıyla yazılım çözümlerimizi tüm dünyayla tanıştırmaya başladık.

 

DİJİTAL DENETİMLER İÇİN AUDIT

AudIT saha denetim programınızdan bahsederek sahada çözdüğünüz en önemli problemlerden birkaçını bizimle paylaşabilir misiniz?

İş planlarımızı yaparken ve gerçekleştirirken yaşadığımız sıkıntılar, işletme yetkilileriyle bu planlamaların e-mail, word, excel ya da online mesajlaşma programları gibi geleneksel yöntemlerle yapılıyor olması tüm planlama ve takip edebilme yetilerimizi kısıtlıyordu. Planlama ve dijital işletme modüllerimiz ile tüm bunlara son verdik. Denetçi veya danışmanımızın işletmeye giriş çıkış, işletme içindeki riskleri birbirinden farklı olan bölüm ve alt bölümlerde bulduğu uygunsuzluk ve önerileri anında kayıt altına almak ve rapor haline getirmek günlerimizi alıyordu. Artık çözüm olarak QR kod ve NFC etiketlerle tüm işletmelerimizi ve alt bölümlerini dijital ortama entegre edebiliyor, iş planlarımızı yıllık olarak yapabiliyor, fotoğraflarını da eklediğimiz anlık online/offline çalışan modüllerimizle öneri ve uygunsuzlukları yerinde alabiliyor, tüm raporlamalarımızı birkaç saat içinde tamamlayıp müşterilerimizle paylaşabiliyoruz. AudIT yazılımımız iç denetimlerde fabrikaların ve her büyüklükteki işletmelerin çalışanları tarafından ister checklistler eşliğinde, ister checklistler olmadan her an denetimleri yönetebilmektedirler. Dijital denetimler için sizi AudIT ile tanışmaya bekliyoruz.

 

AUDIT’İN ORTAYA ÇIKIŞ HIKAYESI

Dilerseniz sohbetimize AudIT programımızı neden yazmaya karar verdiğimizden başlayalım...

Risk değerlendirmeleri, iç denetimler vb. yapan ekibimizin sahadaki tespitlerinin öncelikle ajandalarına not alması, tespitler (uygunsuzluk-öneri) ile ilgili fotoğrafları cep telefonları, tabletler aracılığıyla çekmeleri ve denetim sonrası bunları birleştirmelerinin denetim zamanından daha fazla zaman aldığını gördük. Ne yapacağımızı düşündük, tecrübeli denetçilerle görüşmeler yaptık. Kendi tecrübelerimiz ve görüşmeler neticesinde, şirketimizin diğer iş kolu “IPM-Entegre Zararlı Mücadelesi” programında (Insectram) Kalite modülü oluşturduk ve IPM Risk Değerlendirmelerini bu program ile

yapmanın çok kolay olduğunu tespit ettik. Sonuçta AudIT programı ortaya çıktı.

 

AudIT programımızın üstünlüklerini sıralamak gerekirse;

» Sahadan hızlı ve etkin veri toplanması,

» Hızlı raporlama,

» Denetçi ve denetlenen arasında etkin iletişim.

 

Denetim yaparken, denetim soru listesine bağlı kalmak sahada çok zordur. Denetim, açık havada, rüzgârlı ortamda, sıcak, soğuk vb. birçok farklılık gösteren ve zorluk içeren ortamlarda yapılabilir. Öyle ise bir tek cep telefonuyla sahada denetim yaptığınızı düşünün.

 

Denetimler hızlı, etkin ve verimli olamaz mı?

Elbette olur. Biz de bu düşüncelerle AudIT programımızı yazdık, kullanıyoruz ve artık denetimlerimiz planlanan zamanda ve etkin olmaktadır.

 

Hızlı raporlama dediniz. Nasıl olacak, biraz açabilir misiniz?

Denetimi bitirdiniz, cep telefonuyla tüm tespitleri yaptınız. Denetim sonunda senkronizasyon yaptığınız an, tüm tespitler AudIT programınıza yüklendi. Bilgisayarın karşısına oturdunuz ve raporlamaya başladınız. Denetim soru listenizle tespitlerinizi (uygunsuzluk, öneri) soru listesindeki kriterlere tanımladınız. Puanlama yaptınız ve program denetim puanı hesapladı. Sonuç raporunuzu yazdınız ve denetim raporu tamamlandı. Sizce bu ne kadar sürer? Bizim ekibimiz ortalama 45-60 dakika içinde raporu tamamlıyor. Denetçi ve denetlenen arasında etkin iletişimi şöyle özetleyebiliriz:

 

» Tespitler (uygunsuzluk, öneri), raporunuz denetlenen ve tanımladığınız herkese mail ile gidiyor.

» Denetlenen, uygunsuzluk / önerilerine termin tarihi ve faaliyet planını girerek, tespitlerin hızla yerine getirilmesini sağlıyor.

» Denetçi, denetlenin yazdıklarını anında görüyor, zamanında ve etkin kapatılmasını denetliyor.

» Bir sonraki denetimde bir önceki denetimdeki tespitler görülüyor. Yeni denetiminizde tesisin bir önceki denetim performansını, iyileştirme olup olmadığını daha doğru yapabiliyorsunuz.

» Sonuç olarak; etkin, verimli ve hızlı bir denetim yapıyorsunuz.

 

AudIT programınızı ana başlıklar halinde tanımlayabilir misiniz?

» AudIT programının alt yapısının oluşturulması

 

1. Denetçilerin sisteme tanımlanması,

2. İşletmenizin yöneticilerini ve denetlenenlerin sisteme tanımlanması,

3. Bölüm-Alt bölüm tanımlanmaları,

4. Soru listelerinin sisteme tanımlanması, puanlama sisteminin AudIT programında yapılandırılması,

(Soru listelerinizi sistemde onay vermeniz durumunda, AudIT kullanıcılarıyla paylaşabileceksiniz. İsterseniz soru havuzunu inceleyerek beğendiğiniz soru ve/veya soru listelerini kendi sisteminize indirebileceksiniz.)

5. Dokümanların AudIT sistemine yüklenmesi,

(Bu tanımlamalar bir kez yapıldıktan sonra sadece revizyonlar yönetilecektir. Sistemde her zaman eski veriye rahatlıkla ulaşılacak ve hiçbir veri kayıp olmayacaktır.)

 

» AudIT planlamayla başlar

1. Denetimi planlamakla görevli yetkili (baş denetçi, kalite yöneticisi vb.) denetim planlarını oluşturur.

2. Denetim planlarını istediğiniz sıklıkta, (3 haftada 1 ya da günde 3 kere) sürede (isterseniz 5 yıl), istediğiniz günlerde gibi birçok seçenek ile kolaylıkla ve hızla oluşturabilirsiniz.

3. Denetim planları, denetçilere ve denetlenenlere iletilir. Denetçi ve denetlenen denetimleri uygun olduğu tarih ve saati dikkate alarak onaylar.

4. Onaylanan denetim planı oluşur. Denetim tarihi yaklaşınca ilgili taraflara denetim hatırlatması iletilir.

 

» Denetimin gerçekleştirilmesi

1. Planda tanımlanan soru listelerine göre denetim gerçekleştirilir.

2. Denetimi, soru listelerine bağlı olmadan (tecrübeli denetçiler bunu tercih ederler) ya da denetim listelerini görerek mobil uygulamanızdan yapabilirsiniz.

3. Mobil uygulama cep telefonu, tabletlerde rahatlıkla çalışmaktadır ve yarı offline olduğu için internet hızındaki aksamalar sizi yavaşlatmaz. Etkin ve hızlı bir şekilde saha denetiminizi gerçekleştirebilirsiniz.

4. Uygunsuzluk ya da önerilerinizi mobil aplikasyon ile açarken, fotoğraf çekebilirsiniz. Bu sayede düzeltici/önleyici faaliyet gerçekleştirecek kişi tespitinizi kolaylıkla anlayacak ve etkin bir düzeltici/önleyici faaliyet gerçekleştirecektir. 

 

Denetim raporunun yazılması. (İşte burada AudIT programının keyfini daha fazla alacaksınız.)

 

1. Denetim sonunda tespitlerinizi (uygunsuzluk/öneri) çok kolay bir şekilde soru listesi kriterlerine tanımlayacaksınız.

2. Tüm soru listelerine işaretlemeler yaparak, denetim puanını oluşturacaksınız.

3. Sonuç raporunuzu yazarak, denetim raporunu oluşturacaksınız.

4. Ben test ettim, en detaylı denetimin raporunu 2 saatte tamamlayacaksınız. Günlerce süren raporlama sıkıntısından kurtulacak ve zaman size kalacaktır.

 

» AudIT programımızın size sağladığı diğer bir fayda, denetimin hangi tarihte, hangi saatler arası yapıldığını şüpheye yer bırakmadan raporlanabilecek, yıllar geçse bile bu kayıt istenilen taraf tarafından kolaylıkla görülebilecektir.

 

AUDIT PROGRAMINI KIMLER KULLANABILIR?

Saha denetimi yapan, denetimi yerinde gerçekleştirdiğini kanıtlamak isteyen herkes AudIT programını kullanabilir. Kullanan sektörlere örnek vermek gerekirse;

» Gıda tesislerinde GMP denetimleri,

» İç denetimler,

» İSG denetimleri,

» Çevre denetimleri,

» Uluslararası standart denetimleri (ISO 9001, ISO 22000, ISO 45001, ISO 50001, BRC, IFS vb)

» Yeminli mali müşavirlerin mali denetimleri.

 

Bu liste uzayabilir. Sahada denetim yapıyorsanız, bir kriter (check) listeniz varsa ve bunu raporlayacaksanız, AudIT programını kullanmanız size zaman ve dolayısıyla para kazandıracaktır. Görüşmemizin sonunda, çok önemli olduğunu düşündüğümüz bir konu olarak bilgi güvenliğinin telefonlarda bulunan mesajlaşma programları aracılığı ile tehlikeye girmesidir. Bir taraftan ticari sırlarınızı saklamaya özen gösterirken, diğer taraftan gruplar kurarak firma içi iletişiminizi, uygunsuzluk ve önerileri bu tip popüler mesajlaşma programları ile yapmaktasınız. Bu durum sizlerin her şeyini internet aracılığı ile malesef dünyaya açık hale getiriyor. Popüler mesajlaşma uygulamalarının sağladığı kolaylıkların hepsi AudIT te de var ve herşey bulutta güvenle depolanır. Gelişmiş güvenlik sistemlerimizle, konuyla ilgisi olmayan tarafların ulaşımına kapalıdır.

 

Sonuç olarak şunu belirtmek isterim; Denetiminizin saha verilerini tüm kanıtlarıyla birlikte kolaylıkla toplayacak ve çok kısa sürede denetim raporunuzu yazabileceksiniz. Sistemin hatırlatmaları ile de denetimi ve detaylarını unutma ihtimaliniz olmayacak, verilerinize yıllarca güvenle ulaşabileceksiniz.